טופס פנימי ב־CRM: איך מעבירים בקשה לצוות בלי לאבד הקשר
מאת איתי דילן זריהן זיונץ· הבעלים של POCAST
טופס פנימי צריך לאסוף את המידע שמאפשר להתחיל טיפול ולהעבירו לאחראי מתאים. הוא אינו צריך לשאול מחדש מידע שכבר קיים ברשומת לקוח.
התשובה בקצרה
טופס פנימי צריך לאסוף את המידע שמאפשר להתחיל טיפול ולהעבירו לאחראי מתאים. הוא אינו צריך לשאול מחדש מידע שכבר קיים ברשומת לקוח. הגדירו את תוצאת השליחה ואת מצב הבקשה לפני בחירת השדות.
החלטות ותהליך עבודה
בחרו סוג בקשה, רשומה קשורה, תיאור ותלות בחומר נוסף. הסבירו ליד שדות לא ברורים איזה מידע נדרש. קבעו מה קורה כשאין אחראי פנוי ומה העובד רואה לאחר השליחה. ודאו שהשרת בודק הרשאות וערכים ולא נשען רק על שדות מוסתרים. אם הבקשה עוברת בין צוותים, שמרו את המקור ואת היסטוריית הטיפול במקום ליצור בקשה חדשה בלי קשר.
תרחיש להמחשה
בארגון לדוגמה איש מכירות מבקש הכנת מצגת עבור עסקה. הטופס מקושר לעסקה ומבקש מטרה וחומר קיים. צוות העיצוב מקבל את ההקשר ורואה אם חסר טקסט, בלי לחפש את השיחה הקודמת.
רשימת בדיקה
- התוצאה לאחר שליחה מוגדרת.
- הבקשה מקושרת לרשומה הנכונה.
- נאסף רק מידע שנדרש לטיפול.
- הרשאות ושדות נבדקים בשרת.
- מצב ללא אחראי מקבל טיפול ברור.
בדיקת החלטה לפני שממשיכים
העבירו בקשת דמה לצוות אחר ובדקו שהמקור עדיין נגיש. אם נוצר טופס חדש בלי קשר, השלימו רצף טיפול לפני הוספת הודעות למשתמש.
שאלה שכדאי להכניס לבריף
איזו רשומה קשורה לבקשה, ומי מטפל בה כאשר אין אחראי זמין?
המוצר והתכולה לבירור
הקמת טופס פנימי — שדות ותהליך קליטת מידע. השירות כפוף להצעת מחיר מותאמת לאחר בירור החומרים, ההיקף ונקודות האישור.
לעריכת בריף ולפנייה בנושא המוצר.
לכל המוצרים בתחום הטמעה, CRM ואוטומציות.
הכנת בריף
כלי לתכנון הפרויקט — אפשר להכין סיכום ולערוך אותו לפני פנייה.