כפילויות ב־CRM: איך מחליטים מה למזג כששתי רשומות לא מסכימות
מאת איתי דילן זריהן זיונץ· הבעלים של POCAST
שתי רשומות דומות אינן בהכרח אותו אדם או אותו עסק. זיהוי כפילויות צריך לייצר הצעת התאמה לבדיקה, לא למחוק אוטומטית מידע שונה.
התשובה בקצרה
שתי רשומות דומות אינן בהכרח אותו אדם או אותו עסק. זיהוי כפילויות צריך לייצר הצעת התאמה לבדיקה, לא למחוק אוטומטית מידע שונה. לפני מיזוג קובעים איך שומרים קשרים, היסטוריה וערכים סותרים.
החלטות ותהליך עבודה
הגדירו אילו שדות מסייעים לזיהוי ובאילו מקרים נדרש אישור ידני. שמרו תמונת מצב לפני שינוי ובנו טבלת החלטות: התאמה ברורה, ספק או רשומות שונות. כשיש סתירה, ציינו מקור ותאריך לכל ערך ובחרו מי מוסמך להכריע. לאחר מיזוג בדקו עסקאות ומשימות קשורות. רשמו מה השתנה כדי שאפשר יהיה להבין את הפעולה גם לאחר שהרשומה הישנה אינה מוצגת.
| מצב | פעולה לבירור | מה להימנע ממנו |
|---|---|---|
| התאמה ברורה | בדיקת קשרים לפני מיזוג | מחיקת היסטוריה בלי בדיקה |
| ערכים סותרים | בירור מקור ותאריך | בחירה לפי ניחוש |
| זהות מסופקת | אישור ידני | מיזוג לפי שם בלבד |
תרחיש להמחשה
ברשומות לדוגמה יש שם זהה ושני טלפונים שונים. הצוות בודק אם מדובר באדם שהחליף מספר או בשני אנשים. הוא אינו בוחר את הרשומה החדשה ביותר רק משום שתאריך העדכון שלה מאוחר.
רשימת בדיקה
- כללי התאמה מוגדרים.
- מקרים מסופקים מועברים לבדיקה.
- מקור הערכים הסותרים נשמר.
- קשרים לרשומות אחרות נבדקו.
- החלטת המיזוג מתועדת.
בדיקת החלטה לפני שממשיכים
בחרו שתי רשומות עם אותו שם אך פרטי זיהוי שונים. הן צריכות להגיע לבירור ולא למיזוג אוטומטי; שם זהה אינו מספיק להוכחת זהות.
שאלה שכדאי להכניס לבריף
לפי אילו מקורות מזהים כפילות, ומי מכריע כשערכי הרשומות סותרים?
המוצר והתכולה לבירור
מיפוי כפילויות נתונים — רשימת התאמות להחלטת העסק. השירות כפוף להצעת מחיר מותאמת לאחר בירור החומרים, ההיקף ונקודות האישור.
לעריכת בריף ולפנייה בנושא המוצר.
לכל המוצרים בתחום הטמעה, CRM ואוטומציות.
הכנת בריף
כלי לתכנון הפרויקט — אפשר להכין סיכום ולערוך אותו לפני פנייה.