מיפוי שדות CRM: איך יוצרים מילון מידע שהצוות מבין באותה דרך
מאת איתי דילן זריהן זיונץ· הבעלים של POCAST
שדה במערכת צריך משמעות אחת שהצוות יכול להסביר ולהשתמש בה. לפני הקמה, הגדירו מה מותר לשמור בו ומה אין להסיק ממנו.
התשובה בקצרה
שדה במערכת צריך משמעות אחת שהצוות יכול להסביר ולהשתמש בה. לפני הקמה, הגדירו מה מותר לשמור בו ומה אין להסיק ממנו. למשל, ״מקור פנייה״ ו״אחראי טיפול״ הם שני סוגי מידע שונים גם כשהם מופיעים באותה רשומה.
החלטות ותהליך עבודה
לכל שדה רשמו שם גלוי, הסבר, סוג מידע, דוגמה וגורם שמעדכן אותו. בדקו אם ערך חופשי נחוץ או שרשימת אפשרויות תספיק. הבדילו בין מידע שנמסר לבין מידע מחושב. עברו עם שני אנשי צוות על אותה דוגמה ובדקו אם היו ממלאים את השדה באותה דרך. שמרו החלטות על ערכים חסרים, כדי ש״לא ידוע״ לא יהפוך בטעות ל״לא רלוונטי״.
תרחיש להמחשה
בצוות לדוגמה אחד מסמן ״לקוח פעיל״ אחרי שיחה, ואחר רק אחרי תחילת פרויקט. במילון השדות מגדירים את התנאי ומשאירים סטטוס נפרד לפנייה. הדוח אינו מערבב עוד שני אירועים שונים.
רשימת בדיקה
- לכל שדה יש הגדרה ודוגמה.
- סוג המידע מתאים לשימוש.
- מידע מחושב מובחן ממידע שנמסר.
- ערך חסר מקבל משמעות ברורה.
- שתי דוגמאות מולאו לפי אותה הגדרה.
בדיקת החלטה לפני שממשיכים
מלאו אותו שדה מתוך אותו מקרה עם שני עובדים. שונות במשמעות דורשת הגדרה או דוגמה במילון, לפני הפיכת השדה לחובה.
שאלה שכדאי להכניס לבריף
מה כל שדה אומר, ומה ההבדל בין ערך חסר לערך שאינו רלוונטי?
המוצר והתכולה לבירור
מיפוי שדות CRM — מילון שדות וסוגי מידע. השירות כפוף להצעת מחיר מותאמת לאחר בירור החומרים, ההיקף ונקודות האישור.
לעריכת בריף ולפנייה בנושא המוצר.
לכל המוצרים בתחום הטמעה, CRM ואוטומציות.
הכנת בריף
כלי לתכנון הפרויקט — אפשר להכין סיכום ולערוך אותו לפני פנייה.