נוהל עבודה דיגיטלי: מה כותבים כשהמערכת אינה מאפשרת את הצעד הבא
מאת איתי דילן זריהן זיונץ· הבעלים של POCAST
נוהל צריך להסביר גם מה לעשות כשהפעולה הרגילה אינה אפשרית. ״פנו למנהל״ בלי מידע נדרש ואחראי ברור אינו מסלול עבודה.
התשובה בקצרה
נוהל צריך להסביר גם מה לעשות כשהפעולה הרגילה אינה אפשרית. ״פנו למנהל״ בלי מידע נדרש ואחראי ברור אינו מסלול עבודה. הגדירו תנאי עצירה, דרך בירור ומה נשמר בזמן ההמתנה.
החלטות ותהליך עבודה
בחרו תהליך ורשמו תנאי התחלה, צעדים ובדיקת סיום. ליד נקודת חריגה ציינו מידע שצריך לאסוף ומי יכול להחליט על המשך. הפרידו פעולה מותרת מהצעת מעקף שדורשת אישור. הוסיפו דוגמאות עם נתוני דמה ובדקו את הנוהל עם עובד אחר. שמרו גרסה ואחראי עדכון, כדי ששינוי במערכת לא ישאיר הוראה שאי אפשר לבצע.
תרחיש להמחשה
בנוהל לדוגמה אי אפשר לשייך פנייה כי חסר בעל תפקיד. העובד שומר את הפנייה במצב לבירור ומעביר פרטים לאחראי, במקום לבחור שם אקראי כדי להתקדם. ההחלטה נרשמת לפני המשך הטיפול.
רשימת בדיקה
- תנאי עצירה מופיעים בנוהל.
- מידע לבירור מוגדר.
- אחראי חריגה ידוע.
- מעקפים אינם מוצגים כפעולה רגילה.
- הנוהל נבדק עם עובד שלא כתב אותו.
בדיקת החלטה לפני שממשיכים
תרגלו חריג שמונע ביצוע לפי הנוהל. העובד צריך לדעת למי לפנות ומה לתעד, ולא ליישם הוראה שאינה מתאימה רק כדי לסמן השלמה.
שאלה שכדאי להכניס לבריף
איזה חריג עוצר את הנוהל, ומי מוסמך להחליט איך ממשיכים?
המוצר והתכולה לבירור
כתיבת נוהל עבודה דיגיטלי — הוראות לפי תהליך מוסכם. השירות כפוף להצעת מחיר מותאמת לאחר בירור החומרים, ההיקף ונקודות האישור.
לעריכת בריף ולפנייה בנושא המוצר.
לכל המוצרים בתחום הטמעה, CRM ואוטומציות.
הכנת בריף
כלי לתכנון הפרויקט — אפשר להכין סיכום ולערוך אותו לפני פנייה.