חלוקת אחריות בצוות: איך מגדירים נקודות העברה ולא רק תפקידים
מאת איתי דילן זריהן זיונץ· הבעלים של POCAST
תיאור תפקיד אינו מספיק כשכמה אנשים נוגעים באותו תהליך. צריך להגדיר מי מבצע, מי מחליט ואיזה מידע עובר בכל מעבר כדי שמשימה לא תיפול בין הכיסאות.
התשובה בקצרה
תיאור תפקיד אינו מספיק כשכמה אנשים נוגעים באותו תהליך. צריך להגדיר מי מבצע, מי מחליט ואיזה מידע עובר בכל מעבר כדי שמשימה לא תיפול בין הכיסאות.
החלטות ותהליך עבודה
מפו שלבים ואחריות על תוצר בכל שלב. הגדירו למי פונים כשיש חסר ומי מחליף גורם שאינו זמין. בדקו מקרה שחוזר אחורה לתיקון, לא רק תהליך חלק. הימנעו מהגדרה של ״כולם אחראים״ בלי גורם שמרכז החלטה או בדיקת סיום.
תרחיש להמחשה
בפרויקט לדוגמה המכירות מאשרות תכולה, ההפקה מתאמת צילום והעריכה בודקת חומר. במעבר להפקה נמסרים גם ההסכמות והאילוצים. אם העריכה מזהה חסר, ידוע מי פונה ללקוח במקום שכל גורם ישלח בקשה אחרת.
רשימת בדיקה
- לכל שלב אחראי לתוצר.
- גורם מחליט מזוהה.
- מידע המעבר מוגדר.
- יש חלופה בהיעדרות.
- חזרה לתיקון נכללת במפה.
בדיקת החלטה לפני שממשיכים
תרגלו החזרת תוצר לתיקון בין שני תפקידים. אם כל צד חושב שהאחר אחראי לבדיקה, הגדירו בעלים בנקודת ההעברה ולא רק תרשים ארגוני.
שאלה שכדאי להכניס לבריף
מי מאשר כל מעבר, ומי מרכז החלטה כאשר התוצר חוזר לתיקון?
המוצר והתכולה לבירור
חלוקת אחריות בצוות — תפקידים ונקודות החלטה. השירות כפוף להצעת מחיר מותאמת לאחר בירור החומרים, ההיקף ונקודות האישור.
לעריכת בריף ולפנייה בנושא המוצר.
לכל המוצרים בתחום אסטרטגיה עסקית וייעול תהליכים.
הכנת בריף
כלי לתכנון הפרויקט — אפשר להכין סיכום ולערוך אותו לפני פנייה.